. Gestión Universitaria

Note article

Aplicación de la metodología de calidad 5S en la Unidad de Asesoría Académica en la Escuela de Ciencias Exactas y Naturales de la UNED

 

 

MSc. Yency Calderón Badilla

Universidad Estatal a Distancia

 

EdD. Rosita Ulate Sánchez

Universidad Estatal a Distancia

 

Resumen

Este artículo presenta la aplicación de la metodología de calidad denominada 5 S en una dependencia que da servicios de asesoría académica en la Escuela de Ciencias Exactas y Naturales de la Universidad Estatal a Distancia. El estudio se realizó mediante el enfoque cualitativo,con un alcance descriptivo, en el cual la observación y la entrevista a las funcionarias de esa unidad asesora fueron las fuentes de información para el análisis y la recomendación de acciones para mejorar el ambiente de trabajo. La metodología 5 S es de simple aplicación y mediante ella se llega rápidamente a establecer acciones de mejora en el lugar de trabajo. Por ejemplo, se llegó a determinar cómo interfieren las condiciones físicas de espacio (un lugar pequeño en medio del tránsito de todas las personas de un edificio, ruido, falta de ventilación y espacio para reuniones, y atención de usuario)con el trabajo de asesoría académica que deben realizar tres personas a todos los funcionarios de una escuela. Todas las debilidades encontradas son aspectos que no propician el buen trabajo de servicio y concentración en actividades académicas.

 



Palabras Clave: universidad, unidad de asesoría académica, metodología 5S, ambientes de trabajo

 

Application of the 5S quality methodology in the Academic Advisory Unit at the School of Exact and Natural Sciences of the UNED

 

Abstract

This article presents the application of the quality methodology called 5 S in a unit that provides academic advisory services in the Escuela de Ciencias Exactas y Naturales de la Universidad Estatal a Distancia. The study was carried out through the qualitative approach, with a descriptive scope in which the observation and the interview to the staff of that advisory unit were the sources of information for the analysis and recommendation of actions to improve the work environment. The 5S methodology is a simple application and through it, it is possible to quickly establish improvement actions in the workplace. For example, it was determined how the physical conditions of space interfere (a small place in the middle of the transit of all the people of a building, noise, lack of ventilation and space for meetings and user attention), with the work of consulting academic that three people must perform to all the officials of a School. All the weaknesses found are aspects that do not favor the work of service and concentration in academic activities.



Key-words: university, academic advisory unit, 5S methodology, work environments

 

I. INTRODUCCIÓN

Desde que Frederick Herzberg plantea aspectos de higiene como motivadores y orientadores de satisfacción o no en el trabajo, las organizaciones han puesto especial atención a cumplir con ciertos requerimientos básicos en las condiciones en que laboran sus colaboradores. De este hecho no escapan las instituciones de educación superior universitaria, las cualesrequieren de personas que brinden servicios de calidad a los diversos usuarios, como lo son la población estudiantil, los docentes, los investigadores, la comunidad, entre otros, en su compromiso como proyecto educativo. Parte de esta calidad en los servicios universitarios puede evidenciarse en los espacios físicos, los materiales de oficina, los equipos tecnológicos, así como en el servicio,la atención a los usuarios y el nivel de satisfacción, tanto de los funcionarios como de los usuarios internos y externos.

Se puede considerar que una forma de atender estos requerimientos de calidad consiste en la aplicación de enfoques y modelos de orden y limpieza en las universidades. En este sentido, Faulí, Ruano, Latorre y Ballestar (2013) recomiendan la utilización de las 5 S como un método que “busca obtener lugares de trabajo más ordenados, organizados y limpios de manera permanente ocasionando mayor productividad, lugares más seguros y trabajadores con una salud metal más adecuada” (p.33). Estos mismos autores concluyen que “el orden, la ubicación de los materiales o de las cosas y el entusiasmo de las personas permiten tener ambientes de trabajo colaborativo, de sana convivencia y de búsqueda de objetivos para el bien común” (p.38).

Gómez, Giraldo y Pulgarín (2012), y Salazar y Guachisaca (2009) han utilizado la metodología 5 S en varios estudios relacionados con el análisis de los lugares de trabajo en entidades privadas para mejorar aspectos de orden, limpieza, disciplina, conciencia de las condiciones de trabajo y los servicios que brindan las personas; con el propósito de “buscar y obtener lugares de trabajo más ordenados, organizados y limpios de manera permanente ocasionando mayor productividad, lugares más seguros y trabajadores con una salud mental más adecuada” (Faulí et al., 2013, p. 34).

Antecedentes

Este estudio se realizó en la Universidad Estatal a Distancia (UNED) de Costa Rica, la cual fue fundada en 1977.Según su Ley de Creación,debe ofertar sus carreras y cursos de extensión mediante el uso de técnicas de comunicación social para impulsar y ejecutar proyectos de investigación científica y de esta manera aportar al progreso cultural, económico y social del país, democratizando la educación superior (Asamblea Legislativa, 1977).

Esta universidad cuenta con cuatro escuelas que ofertan diferentes programas de estudio o carreras profesionales. Una de estas escuelas es la Escuela de Ciencias Exactas y Naturales (ECEN), la cual está integrada por una dirección, un programa de extensión, un programa de servicio de laboratorios, catorce programas académicos de carrera, veintisietecátedras encargadas de las asignaturas de las carreras y la Unidad de Asesoría Académica (UDAA) (Calderón, 2018).

La UDAA fue creada en 2007 por la Dirección de la ECEN y está integrada por tres personas encargadas de asesorar a todo el personal dela ECEN en aspectos relacionados con la evaluación de los aprendizajes, así como en cuanto a la gestión académico-administrativa y de los entornos virtuales de la plataforma de aprendizaje institucional.

Los servicios que brinda la UDAA están dirigidos a estudiantes, encargados de cátedra, encargados de carrera y director de escuela. En la tabla 1 se presenta la caracterización de los usuarios que acuden a los servicios de la Unidad.

Como se evidencia en el cuadro 1, la población a la que brinda servicio la UDAA está totalmente identificada, dado que pertenecen a una misma escuela, sea en su rol de docente, estudiante o persona encargada de cátedra o carrera.

Marco Teórico

Según Ramírez y Cabello (1997), cuando una organización está convencida de iniciar un sistema de calidad enfocado en procesos, es necesario que adopte algunas medidas inmediatas de orden y limpieza, como un programa continuo. En este sentido, proponen utilizar el programa de las 5 S.

De acuerdo con González (2013), las 5 S (housekeeping) es: “uno de los tres pilares del GembaKaizen en el enfoque de sentido común y bajo costo hacia el mejoramiento, es denominado por la primera letra en japonés” (p. 10). Por lo tanto, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples que deben ser cumplidos por todos los miembros de una organización. En este sentido, Chiavenato (2002) afirma que el programa de las 5 S es: “la práctica de poner en orden la empresa y que tiene como objetivo aprovechar mejor el espacio, eliminar las causas de accidentes, desarrollar el espíritu de equipo y garantizar la buena apariencia de la organización, mejorar la calidad” (p.35).

Con base en lo anterior, el programa de 5 S da un sentido de pertenencia y significancia a los trabajadores, quienes se han de visualizar como las personas responsables de su propia área de trabajo. Es decir, no se trata de cumplir y realizar las tareas asignadas diariamente, sino de llevarlas a cabo de acuerdo con los cinco criterios, que incluyen administrar la tarea y el ambiente en que se realiza.

Las 5 S son las iniciales de cinco palabras derivadas el japonés, cada palabra tiene un significado que le da sentido a la metodología(González, 2013).Este mismo autor indica que Seiries la palabra que implica que el trabajador debe contar con todo lo necesario para realizar sus funciones, mientras que Seiton contempla que existe un lugar para cada cosa y que cada cosa debe estar en su lugar. Otra de las palabras del método mencionado es Seiso, esta se refiere a que el lugar de trabajo debe estar limpio y en buen estado(González, 2013). El mismo autor menciona que Seiketsu se enfoca en la higiene mental y el significado de la vida de las personas que laboran en un lugar y, finalmente, Seisuketiene que ver con el autocontrol y la mejora continua como parte de la calidad del servicio esperado por los funcionarios (ver tabla 2). .

Puede destacarse que el programa de las 5 S establece ciertos códigos o costumbres que permean la organización mediante el involucramiento de cada persona que labora en la institución. Esos códigos del grupo llegan a generalizarse, por lo que guían el comportamiento para favorecer el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Por su parte, Hidalgo y Barcia (2006) indican que la metodología de 5S es considerada como uno de los principios básicos de la manufactura esbelta para maximizar la eficiencia en los lugares de trabajo y dar la posibilidad de contar con diversificación de productos, calidad más elevada, menores costos y entregas fiables. Una vez implementados los pilares de las 5 S, se muestra la relación que tienen con otras técnicas de mejoramiento continuo. Estos autores concluyen que es necesaria la capacitación a la alta dirección en el programa 5 S. Además,se requiere el involucramiento de la dirección más allá de la asignación de recurso, así como el seguimiento y el acompañamiento durante la implementación de las 5S. Por lo tanto, se recomienda la motivación permanente para que no decaiga el entusiasmo de los trabajadores.

Gómez, Tinoco y Moscoso (2016) afirman que pueden presentarse dificultades laborales cuando el espacio de trabajo es reducido y, a la vez, está acompañado por la falta de limpieza, el poco orden y la indisposición del personal ante olores, temperatura y ruidos inoportunos. Así mismo, estos autores mencionan que la actitud de la jefatura y los subalternos puede modificarse al encontrarse motivados en un espacio pequeño, pero limpio y con las condiciones apropiadas para acceder a los materiales, de modo que se ahorra tiempo y se produce más.

Metodología

Este artículopresenta los hallazgos de uno de los objetivos de una investigación denominada“Gestión de la calidad a través de un modelo de procesos en la Unidad de Asesoría Académica de la Escuela de Ciencias Exactas y Naturales de la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica” (Calderón, 2018), en la cual se realizó un análisis de las condiciones de trabajo de la Unidad de Asesoría Académica (UDAA) de la Escuela de Ciencias Exactas y Naturales (ECEN) de la UNED. Para ello se utilizó el enfoque cualitativo, con un alcance descriptivo y siguiendo los pasos de análisis de calidad del método 5 S.

Después de una revisión documental de normativa institucional y de artículos, se llenaron guías de observación y se aplicaron entrevistas a las personas que trabajan en la unidad asesora en estudio.

Resultados

Se presentan los resultados del estudio, siguiendo el orden de las palabras fundamentales del método 5 S.

SEIRI, en cuanto a lo necesario para trabajar, la oficina de trabajo de la unidad asesora cuenta con estaciones de trabajo, computador y teléfono, así como con sillas ergonómicas para cada funcionaria. Tiene dos archivadores verticales, acceso a internet y a la red de la institución.También se les facilitanmateriales de oficina como papelería, grapadora y clips. Entre las tres personas comparten una impresora y un ventilador vertical (de pie). La oficina tiene buena iluminación.

Se observó que hay varias cajas apiladas en el suelo con materiales diversos para el personal de la Escuela, las cuales ponen en riesgo la movilidad de las personas en casos de emergencia.

La ubicación de la oficina está cerca de las baterías sanitarias del edificio, lo cual provoca que sea una zona muy transitada y, por lo general, bulliciosa. No hay opciones de ventilación natural (ventanas o celosías), la temperatura es alta y bochornosa o calurosa.

En la oficina, por cuestiones de espacio, no hay posibilidad de dedicar un lugar para la atención de los usuarios, por lo que resulta incómoda y estrujada la presencia de más personas, además de las funcionarias que trabajan allí.

SEITON, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Se observó,en cada estación de trabajo, una computadora, teléfono, adornos y papeles de trabajo. En uno de ellos hay una pila de documentosde consulta,por ejemplo, la normativa y los reglamentos institucional. En otro escritorio, de forma desordenada,hay documentos para archivar.En un tercer escritorio se observó casi todo en relativo orden; sin embargo,en el mismo lugar hay un coffeemaker.

SEISO, en buen estado y limpio. Las estaciones de trabajo son relativamente nuevas y se encuentran en muy buen estado. Cada una de las funcionarias cuenta con su propio basurero, el cual está ubicado debajo del escritorio, y se da servicio de limpieza una vez al día.

El equipo de computación está en buen estado; sin embargo, tiene poca memoria para la cantidad de información que se maneja y las funcionarias indican que es lento.

SEIKETSU, higiene mental y significado en la vida. Las tres funcionarias toman el tiempo de receso del refrigerio de la mañana y la tarde, además del tiempo de almuerzo; muchas veces ingieren sus alimentos en su estación de trabajo. También indican pasar la mayoría de las horas de la jornada de trabajo sentadas y frente a la computadora.

Las funcionarias señalan la importancia que tiene, en el servicio brindado, mantener una buena actitud, así como dar un buen trato a los usuarios de sus asesorías.Siempre vigilando que los estados de ánimo personales no influyan en el trabajo que realizan con otras personas.

Dos de ellas mencionan que realizan algún tipo de rutina de ejercicio entre semana (gimnasio y bicicleta). Las tres funcionarias indican que han podido salir del país con recursos propios para pasear, pero, además, han podido ser capacitadas en el extranjero mediante pasantías y cursos patrocinados por la UNED o por el Consejo Superior Universitario Centroamericano (CSUCA).

SITSUKE, autocontrol y mejora continua. Las tres funcionarias consideran que en la oficina prevalece un ambiente de armonía en cuanto a las relaciones personales y de trabajo entre ellas. Cada una expresó que su trabajo es valioso y siempre quiere mejorar la atención y servicios brindado. En el momento de la consulta, las tres personas de esta oficina sienten que cumplen con las metas establecidas de manera individual y grupal, aunque estas no están establecidas en ningún documento oficial. Al mismo tiempo, consideran que no se cuenta con un instrumento de autoevaluación para procurar mejoras en su trabajo.

Conclusiones

Las funcionarias de la unidad en estudio cuentan con los requerimientos de instalaciones y equipo básico para realizar su trabajo. Lo anterior es coherente con una de las características de la metodología de 5 S llamada clasificación, la cual se refiere a tener y mantener en el área de trabajo solo aquello que se requiere para trabajar productivamente y con calidad (Cantú, 2006).

Fue evidente que las funcionarias realizan su trabajo en un espacio físico reducido, lo cual limita que en la oficina se realicen reuniones en un ambiente agradable y contar con una mesa de reuniones para ello. Asimismo, se observó la presencia de documentos en los escritorios de las funcionarias, muchos de los cuales eran para archivar.

El equipo de cómputo es lento y no con suficiente memoria para la información almacenada. El equipo es considerado como viejo. Igualmente, existe muypoca ventilación de la oficina, por lo que el ambiente se siente caluroso y las sesiones de trabajo de asesoría se vuelven incómodas.

Hay coincidencia en la necesidad de mejorar la infraestructura de la oficina para brindar un servicio confortable, así como en cuanto a vigilar los estados de ánimo y la actitud de las personas que dan la atención a los usuarios del servicio.

Las expectativas de funcionario sobre las metas por cumplir difieren mucho entre ellas, precisamente porque no cuentan con un sistema que establezca los objetivos por cumplir, sobre todo, de control y realimentación para mejoras.

Recomendaciones

En cuanto a aspectos necesarios para trabajar (Seiri), se recomienda solicitar a la oficina de salud ocupacional de la UNED que realice una valoración de la temperatura promedio existente en la oficina y la falta de ventilación.

Se recomienda motivar a las funcionarias a ordenar la oficina, de manera que saquen los muebles de archivo y las cajas, con esto se obtendría espacio para colocar una mesa pequeña y cuatro sillas. Las cajas y los muebles de archivo pueden guardarse en la bodega de la ECEN.

Para promover Seiton, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar, se recomienda asignar un día a la semana para dedicar al menos una hora para archivar documentos. Para la acción de archivo se recomiendan los viernes, dado que finaliza la semana y se puede discriminar cuáles documentos son de archivo y cuáles de reciclaje.

Con el objetivo de contar con un buen estado de la oficina y limpieza(Seiso), se recomienda realizar la solicitud formal ante la Dirección de la ECEN, especificando cuáles son las limitaciones que presenta el equipo de computación y cómo afecta su quehacer.

Mientras que para Seiketsu, en promoción de la higiene mental y significativa de la vida, se recomienda que durante la jornada laboral se dedique de uno minuto cada media hora o dos minutos cada hora para realizar ejercicios de estiramiento. Se aconseja el uso de una alarma que avise los tiempos para hacer esta rutina de estiramientos. También, deberían tratar de moverse y caminar, así como comunicarse con los compañeros en lugar de enviar correos electrónicos o usar el teléfono.

Se recomienda cambiar de actividad de trabajo cada dos horas; si está utilizando la computadora, puede pasar a leer, revisar materiales o archivar.

Finalmente, en cuanto al Sitsuke , para el autocontrol y la mejora continua se recomienda elaborar un instrumento para aplicar en los talleres, conversatorios o sesiones de trabajo con estudiantes, tutores y encargados para clarificar los objetivos, los alcances y los beneficios de la UDAA en la ECEN.

Referencias

Calderón, Y. (2018). Gestión de la calidad a través de un modelo de procesos en la Unidad de Asesoría Académica de la Escuela de Ciencias Exactas y Naturales de la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica. Tesis para optar al grado de Maestría Profesional en Administración Universitaria. Universidad de Costa Rica.

Chiavenato, I. (2002). Administración en los Nuevos Tiempos. Bogotá: McGraw-Hill.

Faulí, A., Ruano, L., Latorre, M. E. &Ballestar, M.L(2013). Implantación de un sistema de calidad 5s en un centro integrado público de formación profesional. Revista Electrónica Interuniversitaria de Formación del Profesorado,16 (2), 147-161.

Gómez, l., Ayala, H.& Pulgarín, C. (2012). Implementación de la metodología 5 s en el área de carpintería en la Universidad de San Buenaventura. (Tesis. Universidad de San Buenaventura). Facultad de Ingeniería, Antioquia Medellín. Recuperado de http://bibliotecadigital.usb.edu.co/bitstream/10819/1038/1/Implementacion_Metodol ogia_Carpinteria_Giraldo_2012.pdf

Gómez, O., Tinoco, F. & Moscoso, E. (2016). Aplicación de las 5S para mejorar la percepción de cultura de calidad en microempresas de confecciones textiles en el Cono Norte de Lima. Recuperado de https://www.researchgate.net/publication/311892575_Aplicacion_de_l as_5S_para_mejorar_la_percepcion_de_cultura_de_calidad_en_micr oempresas_de_confecciones_textiles_en_el_Cono_Norte_de_Lima

Hidalgo, D. & Barcia, K. (Octubre 2006). Implementación de una Metodología con la Técnica 5S para Mejorar el Área de Matricería de una Empresa Extrusora de Aluminio. Revista Tecnológica ESPOL, 18(1), 69-75. ISSN: 0257-1749. Recuperado http://learningobjects2006.espol.edu.ec/index.php/tecnologica/article/downlo ad/226/168

Ramírez, D. & Cabello, M. (1997). Empresas Competitivas: Una estrategia de cambio para el éxito. México: Mc Graw Hill.

Salazar, M. &Guachisaca, C. (2009). Implementación de 5S como una Metodología de Mejora en una Empresa de Elaboración de Pinturas. Recuperado https://www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/123456789/13458/3/Implementación%20de%205S.pdf

 

 

 



Gestión Universitaria
ISSN  1852-1487

http://www.gestuniv.com.ar

Vol.:12
Nro.:02
Buenos Aires, 15-11-2019

Recibido el: ; Aprobado el:

URL http://www.gestuniv.com.ar/gu_32/v12n1a1.htm