. Gestión Universitaria

Technical note

Propuesta de creación del Centro de datos, documentación y estadística
de la Universidad Nacional de Avellaneda en el área de Evaluación Institucional

 

Mg. Adriana María Presa
Magister en Políticas y Administración de la Educación
Jefa de División Evaluación Institucional de la Universidad Nacional de Avellaneda, Buenos Aires, Argentina.

 

Resumen

De acuerdo al Proyecto Institucional Universitario, la Secretaría General de la Universidad Nacional de Avellaneda (UNDAV), tiene entre algunas de sus funciones definir lineamientos e instrumentos de planificación, evaluación, autoevaluación y gestión estratégica institucional.
En este marco, se diseñó el área de Evaluación Institucional, que notó la necesidad de sistematizar la información obtenida y además incorporar la estadística como un instrumento de gestión importante.
Las estadísticas, sumadas a la documentación y otros datos que produzca la Universidad de forma confiable, deberían constituirse en la base de la planificación para el diseño de estrategias y cumplimiento de metas y objetivos, en todo lo que refiere al quehacer universitario.
El artículo propone la creación del Centro de Datos, Documentación y Estadística de la UNDAV, con el fin de obtener información y documentación precisa y actualizada, relativa a las distintas funciones y actividades institucionales.
En este marco, y en acuerdo con lo establecido por Santos y Ponjuán Dante (2006), es necesario tener en cuenta que la gestión del conocimiento implica reconocer que la información que genera la Universidad permite, a su vez, los procesos de captación, estructuración y transmisión de los conocimientos de la organización universitaria.
 

 

Palabras Clave: Sistematización, lineamientos e instrumentos de planificación,
gestión estratégica institucional, gestión del conocimiento

 

Abstract

According to the University Institutional Project, the General Secretariat of the National University of Avellaneda (UNDAV), has some of its functions define guidelines and tools for planning, evaluation, evaluation and institutional strategic management.
In this context, is the area design of institutional assessment that noted the need to systematize the information obtained and also incorporate the statistic as an important management tool.
The statistics together with the documentation and other data that produces the University reliably should constitute the basis of the planning for the design of strategies and implementation of goals and objectives, in everything that concerns the university life.
The article proposes the creation of the Data Center, documentation and statistics of the UNDAV, in order to obtain information and accurate documentation and updated on the various functions and institutional activities.
In this framework, and in accordance with the established by Santos y Ponjuán Dante (2006), it is necessary to take into account that the knowledge management involves recognizing that the information generated by the University allows you, in turn, the processes of uptake, structuring and transmission of knowledge of the university organization.

 

 

Key-words: Systematization, guidelines and planning, institutional strategic management knowledge, management tools

 

Presentación del Contexto de la Universidad

Las políticas de educación superior aplicadas en nuestro país a partir del año 2003 surgen en un marco general de ampliación de derechos que tienen como objetivo la revalorización de esta instancia del proceso educativo como un bien social al que todas las personas deberían poder acceder.

La vinculación de las universidades con las necesidades de la Nación en general y de cada región en particular fue la base sobre la que se elaboró una nueva oferta académica mediante la cual se pretende satisfacer las demandas de la comunidad, que pone el acento en una universidad relacionada con los sectores de producción y del trabajo.
Teniendo en cuenta estos objetivos es que se realizó la distribución territorial de las nuevas universidades nacionales, que se asentaron principalmente en el conurbano bonaerense. Dicha distribución, a su vez, permitió mejorar las condiciones de acceso para generar un sistema universitario cada vez más inclusivo.

En este marco, fue creada la Universidad Nacional de Avellaneda(1) (UNDAV), estableciendo como uno de sus objetivos principales “que las carreras que constituyan su oferta académica no se superpongan con las de otras casas de altos estudios instaladas en la región sur del conurbano bonaerense, adecuando los programas y las currículas de estudio a un perfil específico vinculado a las características socioeconómicas y culturales del distrito en particular y de la región en general. Las Artes, el Medio Ambiente, el Deporte, la Producción y el Trabajo serán lo sustantivo de las disciplinas en las que fundamentará su razón de ser”.

La iniciativa nació en el año 1994, y luego de diversas gestiones, el proyecto cobró forma y sentido a partir del año 2009. Durante el debate de la ley de creación de la Universidad se señaló que ésta debería orientar su misión a los principios democráticos, a la reflexión crítica, al ejercicio libre de la cátedra, al trabajo interdisciplinario y a la relación con la comunidad.

En el marco de estos propósitos, se consideraron las necesidades de la comunidad a partir de estudios económicos, demográficos, educativos e históricos; y como ejes sustantivos de las disciplinas en las que la Universidad Nacional de Avellaneda se fundamenta se fijaron las artes, el medio ambiente, el deporte, la producción y el trabajo.

El partido de Avellaneda se ubica en el primer cordón del Conurbano Bonaerense, y su territorio se inscribe en el área de la Cuenca Matanza-Riachuelo, en la que habitan aproximadamente 14 millones de personas. El Censo Nacional de Población y Vivienda realizado en 2010 señaló que su población ascendía a 342.677 habitantes y que acumula un crecimiento del 4,2% en el período intercensal 2001-2010. Avellaneda tiene una tradición productiva de base manufacturera que se remonta a comienzos del siglo XX, y desde ese momento, en consonancia con otros partidos del primer cordón, sostuvo su proceso de desarrollo económico y territorial vinculado principalmente al de su sector productor de bienes, y en particular a la industria manufacturera.

Concretamente, la Universidad Nacional de Avellaneda establece sus sedes en el partido de Avellaneda y desarrolla sus actividades en la región sur del conurbano bonaerense y parte de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Actualmente, cuenta con cinco sedes propias distribuidas en los barrios de Piñeyro, Villa Domínico y Avellaneda Centro.

La zona de influencia se extiende además mediante su modalidad de Educación a Distancia, con la cual la oferta educativa abarca la totalidad del país con diferente cantidad de inscriptos según la región.

La UNDAV se encuentra estructurada en departamentos troncales y departamentos transversales. Estos últimos son el Departamento de Salud y Desarrollo Comunitario y el Departamento de Comunicación y Tecnología de la Información. La función de los departamentos transversales es la implementación de actividades de docencia, investigación y extensión en torno a estas áreas atendiendo y articulando los distintos requerimientos de los departamentos académicos de acuerdo con las líneas estratégicas de la Universidad.

Los departamentos troncales, por su parte, son los departamentos académicos, en los que se agrupan las carreras conforme con las áreas temáticas que cada uno de ellos nuclea. Estos son: Departamento de Ciencias Ambientales, Departamento de Producción y Trabajo, Departamento de Cultura y Arte, Departamento de Actividad Física, Deporte y Recreación.

Asimismo, la conforman las siguientes Secretarías: Secretaría General, Secretaría Académica, Secretaría de Extensión Universitaria, la Secretaría de Investigación e Innovación Socioproductiva, Secretaría Administrativa y Secretaría de Bienestar Universitario.

En cuanto a la propuesta académica, la misma responde a las necesidades de la comunidad conforme con los ejes temáticos mencionados en su ley de creación: las Artes, el Medio Ambiente, el Deporte, la Producción y el Trabajo.

 

Planteamiento de la Problemática

De acuerdo al Proyecto Institucional Universitario, la Secretaría General de la UNDAV, tiene entre algunas de sus funciones definir lineamientos e instrumentos de planificación, evaluación, autoevaluación y gestión estratégica institucional.

En este marco, se diseñó el área de Evaluación Institucional. Esta área tiene como misión coordinar de manera integral los procesos de planificación estratégica de corto, mediano y largo plazo, interactuando en los procesos de gestión administrativa y de evaluación con el fin de fortalecer el desarrollo institucional. El área tiene dos funciones principales: la Evaluación y el Planeamiento Estratégico. En lo que respecta a la función Evaluación, el área se ocupa de conducir los procesos de autoevaluación y acreditación para la mejora continua en la UNDAV, por medio de la asesoría, seguimiento y evaluación para el logro de estándares nacionales e internacionales. En este sentido, realiza los procesos relacionados con la Evaluación Institucional, la Acreditación de las Carreras contempladas en el Artículo Nro. 43 de la Ley Nacional de Educación Superior y la elaboración de informes.

En cuanto a la función de Planeamiento Estratégico se ocupa de brindar apoyo a la gestión directiva, mediante la producción de información diagnóstica, predictiva y orientadora. En esta área se notó la necesidad de sistematizar la información obtenida y además incorporar la estadística como un instrumento de gestión importante.

Las autoridades de la Universidad, de los Departamentos, los coordinadores de carrera y docentes, no sólo deberían trabajar con estadísticas educativas, es decir, las que se producen en el seno de la Universidad como por ejemplo el porcentaje de aprobados de cada materia en relación a los que comenzaron a cursar; el análisis de la asistencia de los alumnos que cursaron el año anterior; promedio histórico y de cada semestre para cada cátedra; relación docente alumno con respecto a otras cátedras, número de alumnos por comisión entre otras, sino que además, deberían incorporar otros tipos de estadísticas como las referidas a las estadísticas sociales: procedencia de los estudiantes, lugar donde viven, con quién viven y estadísticas demográficas referidas a la población de la comunidad y su estructura por sexo y edad, entre otras para poder asistir también en otros aspectos a los estudiantes.

Las estadísticas sumadas a la documentación y otros datos que produzca la Universidad de forma confiable deberían constituirse en la base de la planificación para el diseño de estrategias y cumplimiento de metas y objetivos, en todo lo que refiere al quehacer universitario.

El Centro de Datos, Documentación y Estadística de la UNDAV pondrá a disposición de todas las áreas de gestión de la Universidad (Rectorado y Vice-rectorado, Secretarías, Departamentos y Direcciones) información y documentación precisa y actualizada, relativa a las distintas funciones y actividades institucionales. Asimismo, se espera que las funciones y acciones del Centro se retroalimenten con los aportes que se realizan a partir del proceso de auto-evaluación de la UNDAV, con el fin de contribuir a la mejora institucional.

En este marco, la creación del Centro se propone los siguientes objetivos:

  • Centralizar y sistematizar datos e información institucional básica producida por las áreas de gestión de la Universidad.
  • Procesar los datos relevados y sistematizados, en respuesta a demandas concretas de las diversas áreas de gestión y para la toma de decisiones y generar estadísticas anuales que den cuenta de procesos y resultados.
  • Desarrollar y sistematizar información documental y estadística generada por las diferentes áreas de la Universidad.
  • Realizar la actualización continua de bases de datos.
  • Complementar la información que brindan los Sistemas de Información Universitaria (SIU) con datos referidos a las características propias de Nuestra Universidad.
  • Brindar información a los diferentes actores universitarios que la soliciten.
     

Para la concreción de estos objetivos se propone como funciones:

  • Sistematizar la documentación institucional.
  • Desarrollar actividades que permitan alcanzar y sostener altos niveles de confiabilidad en los datos procesados.
  • Lograr un trabajo participativo con todas las áreas de la Universidad para la construcción de variables e indicadores.
  • Diseñar indicadores estratégicos para la gestión.
  • Elaborar Anuarios Estadísticos y materiales de síntesis estadísticas.
  • Diseñar circuitos que permitan ofrecer el servicio del centro con eficacia.
  • Generar espacios de capacitación para los integrantes del área y al personal responsable designado para el desarrollo de estas actividades por parte de otras áreas.

 

Breve reseña del encuadre teórico

Para el desarrollo de este proyecto se tuvo en cuenta el concepto de “Organizaciones que aprenden” (Sanguino 2003) que si bien es bastante difundido en el medio empresarial se encuentra intrínsecamente ligado al concepto de Gestión del Conocimiento. Se sustenta en las cuatro formas de conversión de conocimiento:

  • Socialización: de conocimiento tácito a conocimiento tácito.
  • Externalización: de conocimiento tácito a conocimiento explícito.
  • Combinación: de conocimiento explícito a conocimiento explícito.
  • Internalización: de conocimiento explícito a conocimiento tácito.

Para comenzar un nueva espiral de creación de conocimiento es necesario que el conocimiento tácito acumulado sea socializado con otros individuos de la organización. Asimismo, se tiene en cuenta la creación de este Centro como innovación en este contexto universitario teniendo en cuenta lo establecido en el Manual de Oslo (2005) dado que la innovación se da ligada al cumplimiento de la Misión y para mejorar los resultados esperados de la institución educativa.

Se ha tomado también la conceptualización de planeamiento proactivo (Molini 1995). Este planteamiento puede ser definido como un proceso de racionalidad crítica que intenta crear y contrastar el futuro mediante un esfuerzo continuo de provocar factores de cambio emergentes capaces de establecer sinergias que vayan a favor de los objetivos que se plantean. En el mismo sentido, el conocimiento proactivo es un proceso continuo, sistemático, contrastable y público de aprendizaje y mejora, que consiste en la adopción autoconsciente del método crítico para influir en el futuro. Todos estos conceptos-elementos confluyen en la planificación estratégica como herramienta (Almuiñas Romero y López 2013) una herramienta efectiva para elevar la capacidad de gestión de dichas instituciones. Coincidiendo con Almuiñas Romero y López (2013) formular una estrategia de calidad formular una estrategia de calidad, por mediación de un proceso correctamente planificado, ejecutado y evaluado, es uno de los factores más importantes para valorar la Universidad y su gestión.

 

Presentación de la Propuesta

El proyecto se realizará en tres etapas. Cada una de ellas permitirá concretar progresivamente los objetivos planteados.

 

Primera fase -año 1-

Relevamiento de los datos disponibles por cada área de gestión:

  • Se indagará qué datos son producidos y almacenados por las diversas Secretarías.
  • Se identificará, en conjunto con dichas áreas, qué datos sería necesario relevar y sistematizar para complementar la información disponible.

Sistematización y clasificación de la documentación institucional:

  • Se trabajará en conjunto con la Mesa de Entradas General de la Universidad a fin de sistematizar la documentación relativa a Convenios, Resoluciones, Circulares y Reglamentos.
  • Se colaborará con dicha área en el diseño de un sistema informático que posibilite a los diversos actores institucionales la búsqueda y el acceso a dicha documentación, tanto en formato papel como en formato digital.
  • A través del sistema informático diseñado se pondrá a disposición la documentación institucional, con acceso restringido a los actores institucionales autorizados.

Asesoramiento y capacitación para la identificación y relevamiento de indicadores de gestión:

  • Se colaborará con las diversas áreas de gestión en el diseño de bases de datos que posibiliten la sistematización de información actualizada y pertinente relativa a las actividades y funciones desarrolladas por las mismas.

Segunda fase -año 2-

Actividades:

  • Se profundizará el trabajo participativo con las diferentes áreas de gestión obteniendo los indicadores definitivos.
  • Control estadístico de bases de datos e indicadores.
  • Mecanismos de resguardo y confidencialidad de información (Ley Nacional Nº 25326/2000 – Reglamenta la garantía constitucional de Hábeas Data)

Tercera Fase -Año 3-

  • Diseño de catálogos de indicadores estratégicos para la gestión.
  • Generación de Anuarios Estadísticos y materiales de Síntesis Estadísticas.
  • Capacitación para la correcta obtención y análisis de este tipo de información cuantitativa.

 

Objetivos y Actividades

 

OBJETIVOS ACTIVIDADES
-Centralizar y sistematizar datos e información institucional básica producida por las áreas de gestión de la Universidad.
-Procesar los datos relevados y sistematizados, en respuesta a demandas concretas de las diversas áreas de gestión y para la toma de decisiones y generar estadísticas anuales que den cuenta de procesos y resultados.
-Desarrollar y sistematizar información documental y estadística generada por las diferentes áreas de la Universidad.

1. Indagación acerca de qué datos son producidos y almacenados por las diversas Secretarías y Departamentos.
2. A partir de esta indagación acordar qué datos sería necesario relevar y sistematizar para complementar la información disponible.
3. Diseño de un sistema informático que posibilite a los diversos actores institucionales la búsqueda y el acceso a dicha documentación, tanto en formato papel como en formato digital.
4. A través del sistema informático diseñado se pondrá a disposición la documentación institucional, con acceso restringido a los actores institucionales autorizados.
 
-Realizar la actualización continua de bases de datos.

-Complementar la información que brindan los Sistemas de Información Universitaria (SIU) con datos referidos a las características propias de Nuestra Universidad.

-Brindar información a los diferentes actores universitarios que la soliciten.


5. Profundización del trabajo participativo con las diferentes áreas de gestión obteniendo los indicadores definitivos.
6. Control estadístico de bases de datos e indicadores.
7. Diseño de catálogos de indicadores estratégicos para la gestión.
8. Generación de Anuarios Estadísticos y materiales de Síntesis Estadísticas.
9. Capacitación para la correcta obtención y análisis de este tipo de información cuantitativa.
10. Diseño de catálogos de indicadores estratégicos para la gestión.
 

 

Especificaciones sobre las actividades enunciadas

 

Cronograma Situación de partida Resultado de actividad comprometido Indicador objetivo de actividad
Inicio Fin
Marzo 2015 Abril 2015 Inicial de relevamiento de datos y áreas pertinentes Organización de la información y documentación disponible de las Secretarías y Departamentos Documentación institucional
Abril 2015 Junio 2015 Inicial de sistematización y vinculación de la documentación Diseño de un sistema informático para la sistematización de la documentación Documentación disponible y consultas
Julio 2015 Septiembre 2015 Reforzar el trabajo participativo con las áreas de gestión Obtención de indicadores definitivos Indicadores de gestión
Septiembre 2015 Marzo 2016 Realización del control estadístico de bases de datos e indicadores Corrección y obtención de indicadores definitivos Estadísticas de las bases de datos e indicadores
Marzo 2016 Junio 2016 Diseño de catálogos de indicadores estratégicos para la gestión Confección de los catálogos de indicadores estratégicos para la gestión Publicación de los catálogos
Julio
2016
Diciembre
2016
Generación y Diseño de Anuarios Estadísticos y materiales de Síntesis Estadísticas Anuarios Estadísticos y folletos que reflejen síntesis estadísticas Publicación de anuarios estadísticos y folletos
Durante todo el período de gestación del Centro Capacitaciones para obtención y análisis de información cuantitativa Homogeneizar procedimientos de obtención y análisis de información cuantitativa Encuentros y Talleres de Capacitación
Enero 2017 Febrero 2017 Difusión

 

Estrategia de cambio prevista

Como ya se ha señalado en los objetivos y en las actividades preliminares se trata en un inicio de instalar determinadas acciones que sirvan para la constitución y consolidación del Centro a saber:

  • Conocimiento de los conceptos teóricos y principios técnicos básicos acerca de las técnicas de análisis de datos.
  • Realización de análisis estadísticos adecuados para la resolución de problemas prácticos planteados acerca de la realidad universitaria.
  • Dominio de software específico para llevar a cabo el análisis estadístico de datos.
  • Destreza para la redacción de informes, recogiendo los procesos desarrollados y los resultados alcanzados al afrontar la resolución de problemas prácticos.
  • Toma de decisiones
  • Capacidad de trabajo en grupo y habilidades para las relaciones interpersonales
  • Organización del trabajo
  • Asunción de responsabilidades en el desarrollo de tareas y actividades académicas o profesionales.

 

Metodología de Evaluación

El conocimiento de la situación actual que implica tener muy poca información sistematizada, sumado a los objetivos de la creación del Centro, nos permite trazar una propuesta de evaluación, que nos indica hasta dónde se pretende llegar en una doble perspectiva temporal. A corto plazo en un periodo de un año se mejoraría la recolección y el procesamiento de los datos y se evaluaría el rendimiento de la mayor parte de las acciones realizadas.

A medio plazo, dos o tres años, la evaluación se centraría en la medición de la calidad y en el conocimiento del grado de satisfacción de las personas que utilizan estos servicios.

En este sentido, los fines principales de este proceso son:

• Medir el rendimiento de las actividades del Centro en un momento determinado, de tal forma que podamos establecer comparaciones temporales.

• Detectar los fallos de funcionamiento de manera que se puedan poner en marcha medidas correctoras.
 

Conclusiones

Como se ha señalado en los apartados anteriores, la creación de este Centro pondrá a disposición de los diferentes actores de la UNDAV datos relativos a los docentes- investigadores, a los estudiantes, a las actividades institucionales (académicas, científicas, de transferencia, culturales, entre otras), a la normativa institucional y a los convenios inter-institucionales celebrados, favorecerá la comunicación interna entre todas las áreas y actores que conforman la Universidad.

Paralelamente, la información, documentación y datos estadísticos provistos por el Centro servirá de base para la comunicación externa y difusión de los procesos y resultados que atañen a las diversas funciones básicas de la UNDAV: docencia, investigación, extensión y gestión. Esto contribuirá a la transparencia y visibilidad de la Universidad ante la comunidad académica, el Estado y la sociedad en su conjunto.

En este marco, y en acuerdo con lo establecido por Santos y Ponjuán Dante (2006), es necesario tener en cuenta que la gestión del conocimiento implica reconocer que la información que genera la Universidad permite, a su vez, los procesos de captación, estructuración y transmisión de los conocimientos de la organización universitaria.
En este sentido, se refleja la relación de la gestión del conocimiento con el aprendizaje organizacional ya que una adecuada gestión del conocimiento basada en el aprendizaje organizacional fortalece el capital intelectual de la Universidad.
 

Bibliografía

Almuiñas Rivero, J.L y Galarza López, J. (2013) La planificación estratégica en las Instituciones de Educación Superior: modelo teórico y metodología para su implementación. En:Estatuto Universitario de la UNDAV.
file:///C:/Users/Adriana%20Presa/Downloads/Dialnet-ElPlaneamientoProactivo-1318504%20(3).pdf
http://www.fvet.edu.uy/drupal-6.16/sites/default/files/La%20Planificacion%20estrategica%20en%20las%20instituciones%20de%20educacion%20superior.pdf
http://www.uis.unesco.org/Library/Documents/OECDOsloManual05_spa.pdf
León Santos, M. Ponjuán Dante, G. Procesos estratégicos de la gestión del conocimiento. En: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_2_06/aci08206.pdf
Ley de Creación de la Universidad Nacional de Avellaneda N° 26.543.
Manual de Oslo (2005). En:
Molini, F. 1995. El planeamiento proactivo: Fundamentos teóricos y Metodológicos para intervenir eficazmente en el territorio. En:
Proyecto Institucional Universitario de la UNDAV.
 

Gestión Universitaria
ISSN  1852-1487

http://www.gestuniv.com.ar

Vol.:07
Nro.:03
Buenos Aires, 15-03-2015

Recibido el: 04-05-2015 ; Aprobado el: 08-05-2015

URL http://www.gestuniv.com.ar/gu_21/v7n3a2.htm